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【英文ビジネスメールの書き方】仕事で役立つ英語表現

【ソレ、英語で言える?】メールで役立つビジネス英会話

英語メールを書くことが増えたなぁ。

外資系に転職したけど社内メールがほとんど英語だ!困った…

英語のメール一通書くのに1時間かかってしまった・・・

 

グローバル化した現代のビジネスにおいて、英語でメールを書くことくらいできないとけっこう困る方も多いと思います。

とはいえ、メールに何時間も費やすのはまったくもって無駄な時間なので、本記事では英語のメールにお困りのビジネスパーソンに向けて、アメリカでの仕事経験7年の僕が英語のビジネスメールの書き方を解説します。

ほぼマルッとコピペでOKな内容なのでぜひご参照ください。

英語のビジネスメールに慣れてきたら自分なりのアレンジを加えつつ書いていくと、スラスラメールを書けるようになるはずです。

なお、今回紹介するビジネスメールのフレーズは、僕のアメリカ社会経験に基づいているので、他の国の方とやり取りする時は多少違う言い回しになるかもしれませんのであらかじめご了承ください。

とはいえ表現が大きく違ったり、意味が変わったりすることはないはずなのでご安心ください。

 

僕の経歴

英語のビジネスメールを紹介するのに、僕が英語を喋れないと説得力がないので一応経歴を紹介させていただきます。

・2014年:単身渡米。現地企業で働く。
・2016年:独立。以降フリーランスとしてアメリカ人と仕事をこなす。
・2017年:MBA取得のために現地大学院に進学。
・2019年:大学院を卒業。英語で書いた卒論は80ページ。

 

本記事を読むとわかること

・メール件名の書き方(「〇〇に関して」と伝えるには)
・メール本文の書き出し方(「お世話になります」ってどういうの?)
・こちらの意思を伝える方法(「〇〇させていただきます」の言い方とは)
・相手にお願いする方法(「〇〇いただけますようお願いいたします」と伝える)
・本文の締め方(文尾の挨拶もしっかりと)

また、本文の最後に英文のサンプルビジネスメールを3つ書きましたので、内容に合わせてご参照ください。

 

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【まずはここから】メール件名の書き方

【まずはここから】メール件名の書き方

メールの件名(Title)はシンプルが鉄則でして、長いタイトルは好まれません。下手すると、そのままスパム認定されて読まれない可能性すらありますので、短く簡潔にまとめましょう。

メールの件名で頻繁に使う英文フレーズを下記にまとめました。

 

英文:Schedule Confirmation for 〇〇
意味:〇〇のスケジュールのご確認

英文:Request for 〇〇
意味:〇〇をお送りください|〇〇のお願い

英文:Invitation for 〇〇
意味:〇〇のご参加について

英文:Deadline for 〇〇
意味:〇〇の締切りに関して

英文:Request Concerning 〇〇
意味:〇〇に関するお願い

 

件名を書くときのPOINT
英語でメールの件名を書く時は前置詞(ForとかToなど)以外の単語の頭文字を大文字にします。

例)Confirmation for Your Request.

 

【メール本文の書き出し方】日本と同じ。相手の名前から。

【〇〇様、お世話になります】本文はやっぱり相手の名前で始めます

日本のビジネスメールの書き出し方は「山田様、お世話になっております。〇〇会社の鈴木です。」みたいな感じで始まりますよね。

これは、どの会社、どの部署、どんな仕事をしていても、だいたい同じスタイルだと思います。

実は英語のビジネスメールも日本と同じで、相手の名前を書くところから始めますが、日本ほどかしこまらずに「Hi」とか「Hello」とかで始めちゃってOKです。

 

フォーマルな書き出し方

一応ちゃんとした書き方もあるので「初めてのメールなのにカジュアルすぎるのは気がひけるな」という方はこちらの言い回しでどうぞ。

 

英文:Dear Mr.(Ms.) Smith,
意味:拝啓 スミス様、

 

一般的な書き出し方

上記はフォーマルな言い方です。

ただし、ぶっちゃけ僕が今まで対応したアメリカ人で「Dear Mr.(Ms.)〇〇」とメールしてきた人はほぼゼロです。

じゃあ、みんなどのように書き始めているのかというと、「Hi +(下の名前),」です。下記の通り。

 

英文:Hi Alex,
意味:こんにちは。アレックスさん、

 

このような感じでとてもカジュアルです。

でもアメリカでは一般的なので、めちゃくちゃ目上の人にメールを書く場合などを除いては、この書き方をおすすめします。

 

「Dear Mr.(Ms.) 〇〇」で始めたい時
男性には「Mr.(ミスター)」、女性には「Ms.(ミズ)」を使います。

女性に対する敬称は「Miss.」「Mrs.」「Ms.」と3つありますが、ビジネスシーンでは既婚者にも未婚者にもつかえる「Ms.」を使っておけば問題ありません。

 

相手の名前がわからないとき・部署やInfo宛てに送りたいとき

上記のようにメールを送る相手の名前がわかっている場合はその人の名前を書けばOKですが、カスタマーサポートとか特定の部署宛てで担当者の名前がわからない時とか、info@宛に送信する場合もありますよね。

そんな時はその部署名を書けば大丈夫です。

 

英文:Dear Customer Service,
意味:カスタマーサービス係御中、

 

日本のビジネスメールで使う機会の多い「ご担当者様」という表現は英語だと下記のようになります。

 

英文:To Whom It May Concern,
意味:ご担当者様

 

この「To Whom It May Concern,」は、レジュメのカバーレター(履歴書の表紙)に書くときにも使えるので覚えていて損はない表現ですね。

 

レジュメ&カバーレターの書き方

レジュメとカバーレターの書き方は別記事で解説しています。ビジネスメールでも役立つ表現などもあるので、こちらも合わせてご参照いただければ幸いです。

英語で履歴書書けますか?レジュメの書き方解説【無料テンプレート配布】 英語で履歴書書けますか?レジュメの書き方解説【無料テンプレート配布】

 

宛名につづいて、自分の名前を伝える

宛名を書いたら、続けて自己紹介をしましょう。

「My name is 〇〇」 でもいいですし「I am 〇〇」 でもOKです。

 

自分の部署と会社も合わせて記載したい場合は下記のように書くことができます。

 

英文:My name is 〇〇 and I work in △△ at ×× Co.
意味:私は××会社△△部署の〇〇と申します。

 

これでメールの書き出し方はマスターしたので、次はいよいよメール本文の書き方解説です。

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【宛名・自己紹介のあとは】メールした目的を簡潔に述べる

【〇△の件につきまして】目的を説明しよう

自分の名前を書き終えたら、続いてメールした理由を簡潔に述べます。

そろそろ気付いた方も多いかと思いますが、ビジネスメールの構成は日本と変わりません。下記の通りです。

1. 相手の名前
2. 自分の名前
3. メールの目的
4. 本文詳細

 

本文でまず最初にすべきことは「メールをした目的・メールが何について書かれているか」を簡潔に述べることです。

「〇〇につきまして…」と述べる時は「In regards of 〇〇」を使いましょう。

 

英文:I am writing this e-mail in regards of 〇〇.
意味:〇〇の件につきましてメールしています。

 

In regards ofの言い換え
「In regards of」の言い換えで「Regarding」と書くことも可能です。

 

【こちらの意思を伝える方法】「〇〇させていただきます」

【〜〜をお知らせいたします】こちらの意思を伝えよう

こちらの意思や事業の進捗報告、決定事項などのニュースを伝えたい時はこの表現が便利です。

いいニュース、よくないニュースでそれぞれ使い分けましょう。

 

英文:I am happy to inform you that 〇〇
意味:〇〇をお知らせできることを光栄に思います。

英文:We are sorry to inform you that 〇〇
意味:大変申し訳ございませんが、〇〇とお知らせさせていただきます。

 

上記2つの言い回しを使い分ければ、ほとんどの進捗状況やニュース、報告は伝えられるはずです。

例えば「相手の提案を採用したことを報告する時」「提案を保留したい時」などは下記のように書くことが可能です。

 

英文:I am happy to inform you that we will accept your offer.
意味:貴社のご提案を採用させていただきます。

英文:I’m very sorry to inform you that we will need to put this deal on hold.
意味:大変申し訳ございませんが、今回のお話しは保留とさせていただきます。

 

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【相手にお願いする方法】「〇〇していただけますよう・・・」

【していただけますようお願いいたします】相手にお願いする

「来週までに見積もりを送って欲しい」「事業の詳細を聞かせて欲しい」など、相手に何かをお願いしたい時はこのように伝えることができます。

 

英文:Please send us 〇〇 by △△.
意味:△△までに〇〇を送りください。

英文:Do you mind explaining us more detail of this?
意味:詳細に関してより詳しくご説明いただけますでしょうか。

 

「〇〇してください」と伝えるときは、シンプルに「Please 〇〇」でもいいですし、すこし丁寧に言いたい時は「Do you mind 〇〇ing」と言うことができます。

 

【本文の締め方】ビジネスメールの最後はこう締めよう

【よろしくお願いいたします】文尾はこう締めよう

日本語のビジネスメールで「ご確認のほど何卒よろしくお願いいたします」や「ご質問等ございましたらお気軽にお尋ねください」などの締め方があるように、英語のビジネスメールにも同様の表現があるので、覚えておくとメールの最後をビシッと締めることができます。

 

英文:I look forward to hearing from you. 
意味:お返事をお待ちしております。

英文:Please feel free to ask me if you have any questions.
意味:ご質問がありましたらお気軽にお声がけください。

英文:Don’t hesitate to contact us if you have any questions. 
意味:ご不明な点がございましたらお気軽に当社までご連絡ください。

 

そして、一番最後は下記のように締めます。

 

Best regards,(または「Sincerely,」この方が丁寧)
〇〇(自分の名前を書く)

 

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【まとめ】サンプルメール書きました

まとめ

本記事は以上になります。

日本語のビジネスメールと同じで、英語のビジネスメールにも決まった表現がたくさんあります。

全て一気に覚えるのは大変ですが、必要な時に必要な分のフレーズだけ覚えていけば、ある程度の英文ビジネスメール歯かけるようになるはずなので、ひとつずつ積み上げていきましょう。

 

最後に英文ビジネスメールの雛形を3つ作りました。コピペして使ってみてください。

 

Dear [Mr./Ms.(相手の名前)],

My name is [自分の名前], and I am writing to you because [なぜ、ミーティングをしたいかの理由を書く。]

I would love to meet for [breakfast/coffee/lunch in your office/in my office など、場所が決まっていれば書く。もしくは電話ミーティングならover the phoneなど記載する] some time [next weekなど、時間を指定する], if that works for you.

Please let me know when and where you would prefer to meet. I look forward to speaking to you in person.

Sincerely,
[自分の名前]

Hi [相手の名前],

Thank you for showing interest in [自社のサービスなど、相手が問い合わせしたもの]. By taking this initial step, you are already well on your way to meeting your [自社のサービスを使うことで得られる相手のベネフィット].

For our prospective customers, we [スペシャルオファーやプロモーションなどがあれば記載]. [他社にはない特別なキャンペーンや商品の魅力などがあれば記載] Please let us know if you would like us to help you find the best solution! Give us a call/Email at [自分の連絡先].

Best regards,
[自分の名前]

Dear [Mr./Ms.(相手の名前)],

Thank you so much for taking the time to meet with me to discuss [商談内容].

I am more than happy that we have come to the great decision in regards of [商談での決定事項].

Let me know how you want to proceed more in our new business. I’m available [自分の都合が良い時間] at [自分の電話番号], or you can email me at [自分のメアド], and I’ll respond to your message ASAP.

Thanks, and best,
[自分の名前]

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手元に本があると何かと便利です。

今回ご紹介した英文ビジネスメールフレーズは一部なので、もっとたくさんの表現を身に付けたいという方には本を手にすることをおすすめします。

ビジネスメールに使えるフレーズが載っている書籍3冊をリストアップしましたので、気になる方は手にとってみましょう。