【ソレ、英語で言える?】メールで役立つビジネス英会話

【ソレ、英語で言える?】メールで役立つビジネス英会話

最近では一つの国で全てのビジネスフローが完結することも少なくなってきました。日本も例外ではなく、「英語メールを書くことが増えた」「外資に転職したら、ほとんど英語メールだ!」「英語のメール1通書くのに1時間かかってしまった・・・」など、英語のビジネスメールに多く時間を費やしている人も多いのではないでしょうか。今回は、そんなビジネスパーソンの方が少しでも英文ビジネスメールの処理時間を上げるために、アメリカでのビジネス経験6年、周り全員アメリカ人という環境も経験した僕が、ほぼそのままそのまま使える「英語ビジネスメールの書き出し方」をご紹介します。

最初はコピペでOKですが、慣れてきたら少しアレンジを加えながら自分で書いてみてください。そのうちフレーズを覚えてスラスラメールを書けるようになるはずです。自分で書くことで血肉となり、あなたの英語センスもグッと上がるはずです。

最初に覚えておいてもらいたいことがあります。
それは、今回僕が紹介するフレーズは僕のアメリカでのビジネス実体験に基づいているということ。世界中にはアメリカ以外にも英語を使う国はたくさんあります。英語ネイティブではない国の人とやり取りをする場合も、あなたが相手の国の言語を使いこなせる、または相手が日本語ペラペラ、ということでなければ、お互いのやり取りは英語になることが多いはずです。そのような場合には表現やニュアンスが違うこともあると思いますので、あくまで「アメリカ英語」ということは覚えておいてください。とは言っても、表現が大きく変わったり、意味が変わったりすることはないので安心してもらって大丈夫です。

では、行きます。

 

【まずはここから】メール件名の書き方

【まずはここから】メール件名の書き方

メールの件名(Title)はシンプルが鉄則です。よく使うフレーズをなんとなくまとめるとこんな感じ。

Schedule Confirmation for May 21st
5月21日のスケジュールに関して

Request for Your Documents
資料をお送りください

Invitation for April 3rd Conference Call
4月3日の電話会議招待

Deadline for 〜〜〜
〜〜〜の締切日時に関して

Request Concerning Your Invoice
(相手側の)請求書に関するお願い

 

タイトルでは forとか to とか以外の単語の最初の文字は大文字にすることが多いですね。あと冠詞もあまりつきません。

 

【〇〇様、お世話になります】本文はやっぱり相手の名前で始めます

【〇〇様、お世話になります】本文はやっぱり相手の名前で始めます

山田様、お世話になります。日本のビジネスマナーと一緒ですね。アメリカでもメール本文の最初には相手の名前を記載します。アメリカ人は結構カジュアルなので Hi とかで始めちゃってもOKだと思います。とはいえ、ちゃんとした書き方も覚えていた方がいいので下記します。

Dear Mr. Smith,
スミス様、

Dear Ms. Jones,
ジョーンズ様、

 

当たり前ですが、男性にはMr. 女性にはMs.ですね。女性に対してはMiss. Mrs. Ms.と3つの敬称表現がありますが、基本的にはMs.(既婚にも未婚にも使える)で問題ありません。というか、ビジネスメールでそのほかの2つを使っているのってあまり見かけません。

でも、僕は相手の名前が初めからわかっている時などは Hi とか Hello に相手の下の名前で書き始めます。

Hi Alex,

アレックスさん、

Hello Jessica,

ジェシカさん、

 

みたいな感じです。日本人の感覚からするとすごくカジュアルに感じますがアメリカでは一般的ですね。めちゃくちゃ目上の人に書くケースを除けばこれがスタンダードだと思います。

これ以外にも実際に初めてメールを送るときって、カスタマーサポートとかマーケ部門とかのinfo@宛に送信する場合もありますよね。そんな時は部署名を書けば大丈夫です。

Dear Customer Service,

カスタマーサービス係御中、

 

日本で結構使う機会の多い「ご担当者様」という表現を英語で表現するとこうなります。

To whom it may concern,

 

レジュメのカバーレター(履歴書の表紙)に書くときにも使えるので覚えていて損はない表現ですね。

 

続けて自己紹介をしましょう。

My name is ~~~ でもいいですし、I am ~~~ でもOKです。

部署と会社も自己紹介したい場合はこのように書くことができます。

My name is Masahiro Ohtani and I work in HR at New York Anaheim Co.

私はニューヨークアナハイムカンパニーで人事を担当しています、大谷将大と申します。

 

これで、相手に自己紹介まで書くことができました。続いて何についてメールを書いているのかを伝えましょう。

 

【〇△の件につきまして】目的を説明しよう

【〇△の件につきまして】目的を説明しよう

今書いているメールが何についてのものなのかを記載します。そろそろお気づきかもしませんが、ビジネスメールの構成は日本とほぼ変わりません。これで1つ悩みは消えましたね。引き続きフレーズを覚えてスラスラ書けるようになっちゃいましょう。

I am writing this e-mail to ask your availability for next week to schedule a meeting.
ミーティングを設定したく、来週のご都合をお伺いできますと幸いです。

 

I am writing this e-mail to (動詞) で、(動詞)をするためにメールしていますという意味になります。

 

【〜〜をお知らせいたします】こちらの意思を伝えよう

【〜〜をお知らせいたします】こちらの意思を伝えよう

何かニュースを伝えたい時はこの表現が便利です。

I am happy to inform you that ~~~

We are sorry to inform you that~~~

 

この2つの表現で良い知らせと悪い知らせを伝えられます。

例えば、

I am happy to inform you that we will accept your offer.

貴社のご提案を採用させていただきます。

I’m verry sorry to inform you that we will need to put this deal on hold.

大変申し訳ございませんが、今回のお話しは保留とさせていただきます。

 

これで自分の意思も伝えることができるようになりました。

 

【していただけますようお願いいたします】相手にお願いする

【していただけますようお願いいたします】相手にお願いする

相手に何かをお願いしたい時はこう言いましょう。

Please send us the invoice by Wednesday.
水曜日までに請求書を送りください。

Please let me know if you have any questions. 
何かご質問があれば教えてください。

Do you mind explaining me more detail of this?
詳細に関してより詳しくご説明いただけますでしょうか。

 

シンプルに Please でもいいですし、これをお願いしたら少し相手の手間になるかなーっていう時は Do you mind ~~ing を使いましょう。

 

【よろしくお願いいたします】文尾はこう締めよう

【よろしくお願いいたします】文尾はこう締めよう

英語にも日本語「ご確認のほど何卒よろしくお願いいたします。」や「ご質問等ございましたらお気軽にお尋ねください。」などと同様の表現があるので覚えておきましょう。

I look forward to hearing from you. 
お返事をお待ちしております。

Please feel free to ask me any questions.
ご質問がありましたらお気軽にお声がけください。

Don’t hesitate to contact us if you have any questions. 
ご不明な点がございましたらお気軽に当社までご連絡ください。

 

このように伝えたら最後はこう締めます。

Best regards,

(改行して)あなたの名前

 

結びの句みたいな感じですね。僕はRegards,をよく使います。

 

まとめ

いかがでしたか?日本語同様、英語にも決まった表現が多数あるので、必要な時に必要なものをフレーズごと覚えてしまいましょう。覚える時は、同じことを伝えるための表現をいくつも覚えるより、それぞれのケースに1つの言い回しを覚えるのをオススメします。勉強として考えると、いくつも暗記したくなりますが、実戦ではそんな二いくつも言い回しを使わないはずです。日本語のメールを思い出してもらえればわかりやすいと思いますが、いつも自分が使うフレーズってだいたい決まってますよね?英語もそれでOKです。あとは相手の言い回しでクールなやつがあったら、それを真似してみるなんてのもイイかもですね。

 

手元に本があると何かと便利です。

僕が評価するのもなんですが、この本の例文は実際に僕がアメリカ人と話す時に使われるような表現に近いと思います。英文表現をネットで調べると「確かに意味は通じるけどアメリカ人は使ってないなー」みたいな表現もあるので…それだったら実際に使っているフレーズのまま覚えちゃった方が断然いいと思います。

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