【英文ビジネスメールの書き方】仕事で役立つ英語表現

グローバル化した現代のビジネスにおいて、英語でメールを書くことくらいできないとけっこう困る方も多いと思います。

とはいえ、メールに何時間も費やすのはまったくもって無駄な時間なので、本記事では英語のメールにお困りのビジネスパーソンに向けて、アメリカでの仕事経験7年の僕が英語のビジネスメールの書き方を解説します。

ほぼマルッとコピペでOKな内容なのでぜひご参照ください。

英語のビジネスメールに慣れてきたら自分なりのアレンジを加えつつ書いていくと、スラスラメールを書けるようになるはずです。

なお、今回紹介するビジネスメールのフレーズは、僕のアメリカ社会経験に基づいているので、他の国の方とやり取りする時は多少違う言い回しになるかもしれませんのであらかじめご了承ください。

とはいえ表現が大きく違ったり、意味が変わったりすることはないはずなのでご安心ください。

僕の経歴

英語のビジネスメールを紹介するのに、僕が英語を喋れないと説得力がないので一応経歴を紹介させていただきます。

本記事を読むとわかること

また、本文の最後に英文のサンプルビジネスメールを3つ書きましたので、内容に合わせてご参照ください。

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【まずはここから】メール件名の書き方

メールの件名（Title）はシンプルが鉄則でして、長いタイトルは好まれません。下手すると、そのままスパム認定されて読まれない可能性すらありますので、短く簡潔にまとめましょう。

メールの件名で頻繁に使う英文フレーズを下記にまとめました。

【メール本文の書き出し方】日本と同じ。相手の名前から。

日本のビジネスメールの書き出し方は「山田様、お世話になっております。〇〇会社の鈴木です。」みたいな感じで始まりますよね。

これは、どの会社、どの部署、どんな仕事をしていても、だいたい同じスタイルだと思います。

実は英語のビジネスメールも日本と同じで、相手の名前を書くところから始めますが、日本ほどかしこまらずに「Hi」とか「Hello」とかで始めちゃってOKです。

フォーマルな書き出し方

一応ちゃんとした書き方もあるので「初めてのメールなのにカジュアルすぎるのは気がひけるな」という方はこちらの言い回しでどうぞ。

一般的な書き出し方

上記はフォーマルな言い方です。

ただし、ぶっちゃけ僕が今まで対応したアメリカ人で「Dear Mr.（Ms.）〇〇」とメールしてきた人はほぼゼロです。

じゃあ、みんなどのように書き始めているのかというと、「Hi ＋（下の名前）,」です。下記の通り。

このような感じでとてもカジュアルです。

でもアメリカでは一般的なので、めちゃくちゃ目上の人にメールを書く場合などを除いては、この書き方をおすすめします。

相手の名前がわからないとき・部署やInfo宛てに送りたいとき

上記のようにメールを送る相手の名前がわかっている場合はその人の名前を書けばOKですが、カスタマーサポートとか特定の部署宛てで担当者の名前がわからない時とか、info@宛に送信する場合もありますよね。

そんな時はその部署名を書けば大丈夫です。

日本のビジネスメールで使う機会の多い「ご担当者様」という表現は英語だと下記のようになります。

この「To Whom It May Concern,」は、レジュメのカバーレター（履歴書の表紙）に書くときにも使えるので覚えていて損はない表現ですね。

レジュメ&カバーレターの書き方

レジュメとカバーレターの書き方は別記事で解説しています。ビジネスメールでも役立つ表現などもあるので、こちらも合わせてご参照いただければ幸いです。

2020年3月12日 英文履歴書の正しい書き方｜英文レジュメを書こう（無料テンプレ配布）

宛名につづいて、自分の名前を伝える

宛名を書いたら、続けて自己紹介をしましょう。

「My name is 〇〇」 でもいいですし「I am 〇〇」 でもOKです。

自分の部署と会社も合わせて記載したい場合は下記のように書くことができます。

これでメールの書き出し方はマスターしたので、次はいよいよメール本文の書き方解説です。

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【宛名・自己紹介のあとは】メールした目的を簡潔に述べる

自分の名前を書き終えたら、続いてメールした理由を簡潔に述べます。

そろそろ気付いた方も多いかと思いますが、ビジネスメールの構成は日本と変わりません。下記の通りです。

本文でまず最初にすべきことは「メールをした目的・メールが何について書かれているか」を簡潔に述べることです。

「〇〇につきまして…」と述べる時は「In regards of 〇〇」を使いましょう。

【こちらの意思を伝える方法】「〇〇させていただきます」

こちらの意思や事業の進捗報告、決定事項などのニュースを伝えたい時はこの表現が便利です。

いいニュース、よくないニュースでそれぞれ使い分けましょう。

上記2つの言い回しを使い分ければ、ほとんどの進捗状況やニュース、報告は伝えられるはずです。

例えば「相手の提案を採用したことを報告する時」「提案を保留したい時」などは下記のように書くことが可能です。

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【相手にお願いする方法】「〇〇していただけますよう・・・」

「来週までに見積もりを送って欲しい」「事業の詳細を聞かせて欲しい」など、相手に何かをお願いしたい時はこのように伝えることができます。

「〇〇してください」と伝えるときは、シンプルに「Please 〇〇」でもいいですし、すこし丁寧に言いたい時は「Do you mind 〇〇ing」と言うことができます。

【本文の締め方】ビジネスメールの最後はこう締めよう

日本語のビジネスメールで「ご確認のほど何卒よろしくお願いいたします」や「ご質問等ございましたらお気軽にお尋ねください」などの締め方があるように、英語のビジネスメールにも同様の表現があるので、覚えておくとメールの最後をビシッと締めることができます。

そして、一番最後は下記のように締めます。

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【まとめ】サンプルメール書きました

本記事は以上になります。

日本語のビジネスメールと同じで、英語のビジネスメールにも決まった表現がたくさんあります。

全て一気に覚えるのは大変ですが、必要な時に必要な分のフレーズだけ覚えていけば、ある程度の英文ビジネスメール歯かけるようになるはずなので、ひとつずつ積み上げていきましょう。

最後に英文ビジネスメールの雛形を3つ作りました。コピペして使ってみてください。

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手元に本があると何かと便利です。

今回ご紹介した英文ビジネスメールフレーズは一部なので、もっとたくさんの表現を身に付けたいという方には本を手にすることをおすすめします。

ビジネスメールに使えるフレーズが載っている書籍3冊をリストアップしましたので、気になる方は手にとってみましょう。

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